CÓMO ENCARAR LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Métodos, Técnicas e Instrumentos

 

Qué es la recolección de datos

Sin lugar a dudas, los datos del cliente es el activo más valioso de una organización. Sus equipos de ventas, mercadeo y servicio confían en los conocimientos que tienes sobre ellos para brindar experiencias satisfactorias en el momento preciso: desde la generación de directrices hasta la retención a largo plazo. Esto requiere mantener una base de datos de clientes precisa y actualizada para que las interacciones que brinde sean personalizadas y a escala.

Obviamente la recolección de datos es todo un desafío, pues no es sencillo determinar cuál es la información fundamental para cada departamento. Además, almacenarla y usarla correctamente también representa un gran reto.

Por ello, se ha creado esta guía de recolección de datos de clientes que le ayudará a conocer todo sobre el tema y logre implementarlo con éxito en su empresa. Además, en podrás conocer qué información de contacto es importante para su empresa

 

¿Qué es la recolección de datos?

La recolección de datos es un proceso mediante el cual las empresas recopilan y observan información de diversas fuentes, a fin de obtener un panorama completo, responder preguntas importantes, evaluar sus resultados y anticipar futuras tendencias. Este proceso busca reunir y medir información de diferentes fuentes para obtener una visualización completa y precisa acerca de un tema, zona o situación de interés. Dicho de otra forma: evalúa resultados para una mejor toma de decisiones.

 

Métodos de investigación

La recolección de datos se puede llevar a cabo por medio de cuatro (4) métodos de investigación:

El método analítico. Revisa a profundidad y en forma ordenada cada dato; va de lo general a lo particular para obtener conclusiones.

El método sintético. Analiza y resume la información; a través de razonamientos lógicos llega a nuevos conocimientos.

El método deductivo. Parte de conocimientos generales para llegar a conocimientos singulares.

El método inductivo. A partir del análisis de datos particulares llega a conclusiones generales.

 

¿Cuál es la utilidad de la recolección de datos?

La recolección de los datos permite analizarlos, tanto los datos cuantitativos como los datos cualitativos, de forma sencilla para comprender el contexto en que se desarrolla el objeto de estudio. La empresa puede almacenar y clasificar los datos según las características de un público determinado, para que más adelante realice esfuerzos de marketing dirigidos especialmente a él (que se traduzcan en ventas).

Ayuda a identificar oportunidades de negocio.

Muestra en qué procesos hay oportunidad de optimización para prevenir fricciones en el recorrido del comprador.

Ofrece datos para que las empresas comprendan mejor los comportamientos de sus clientes y leads, al recopilar información sobre los sitios que visitan, las publicaciones con las que interactúan y las acciones que completan.  

 

Algunas técnicas de recolección de datos

1. Observación directa: Si lo que deseas es conocer el comportamiento de su objeto de estudio de forma directa, hacer una observación es una de las mejores técnicas. Es una forma discreta y sencilla de inspeccionar datos sin depender de un intermediario. Este método se caracteriza por no ser intrusivo y requiere evaluar el comportamiento del objeto de estudio por un tiempo continuo, sin intervenir.

Para ejecutarlo de modo adecuado, puedes registrar las observaciones de campo en notas, grabaciones o en alguna plataforma online u offline (preferentemente desde un dispositivo móvil, desde donde puedas acceder fácilmente a la información recopilada durante la observación).

Aunque esta técnica es una de las más utilizadas, su superficialidad suele dejar de lado algunos datos importantes para obtener un panorama completo del estudio. Se recomienda registrar los datos de forma ordenada y tratando de evitar sesgos o prejuicios personales. Esto será de gran ayuda al realizar la evaluación de los resultados, pues se tendrán datos claros que te permitirán tomar mejores decisiones.

2. Cuestionarios de encuestas

Consiste en obtener datos directamente de los sujetos de estudio a fin de conseguir sus opiniones o sugerencias. Para lograr los resultados deseados con esta técnica es importante tener claros los objetivos de tu investigación.

Los cuestionarios de encuestas brindan información más amplia; sin embargo, deben aplicarse cuidadosamente. Para ello tiene que definir qué tipo de cuestionario es más eficiente para sus propósitos. Algunos de los más populares son:

Cuestionario abierto: se usa para conocer a profundidad la perspectiva de las personas sobre un tema específico, analizar sus opiniones y obtener información más detallada.

Cuestionario cerrado: sirve para obtener gran cantidad de información, pero las respuestas de las personas son limitadas. Pueden contener preguntas de opción múltiple o que se respondan fácilmente con un «sí / no» o «verdadero / falso».

Este es uno de los tipos de recolección de datos más económicos y flexibles, ya que puedes aplicarlos a través de diferentes canales, como el correo electrónico, las redes sociales, el teléfono o cara a cara, obteniendo así información honesta que te brinda resultados más precisos.

Tenga en cuenta que uno de los principales obstáculos en la aplicación de encuestas o cuestionarios es el bajo índice de respuestas, por lo que deberás optar por un documento atractivo, simple, cuya aplicación se realice en poco tipo. Utiliza lenguaje sencillo y da instrucciones claras a la hora de su aplicación.

3. Los grupos focales o Focus group: Este método cualitativo consiste en una reunión en la que un grupo de personas opinan sobre un tema en específico. Una de las cualidades de esta herramienta es la posibilidad de obtener diversas perspectivas sobre un mismo tema para llegar a la solución más adecuada.

Si logra crear un entorno adecuado, obtendrás opiniones honestas de los participantes y observará reacciones y actitudes que no se pueden analizar con otro plan de recolección de datos.

Para hacer un focus group de forma adecuada necesita un moderador experto en el tema. Al igual que la observación, el orden es primordial para la evaluación de tus resultados. Recuerde que un debate siempre puede salirse de control si no se ejecuta de forma organizada.

4. Entrevistas

Este método consiste en recopilar la información formulando preguntas. A través de la comunicación interpersonal, el emisor obtiene respuestas verbales del receptor sobre un tema o problema en específico.

La entrevista puede realizarse de forma presencial o por teléfono y requiere un encuestador y un informante. Para llevar a cabo una entrevista de forma eficaz, considera qué información deseas obtener del sujeto investigado a fin de orientar la conversación a los temas que necesitas tratar.

Reúne información suficiente del tema y prepara previamente tu entrevista, escucha con atención y genera un ambiente de cordialidad. Recuerda abordar gradualmente al entrevistado y hacer preguntas fáciles de comprender, pues tendrás la oportunidad de captar reacciones, gestos y aclarar la información en el momento. Para la aplicación de esta se recomiendo elaborar previamente un guion de entrevista, donde se enumeran los aspectos específicos que se quieren tratar y así ir verificando que se recolecten los datos necesarios y no queden aspectos sin tratar en la entrevista.

5. Formularios de contacto: Un formulario en un sitio web es una gran fuente de datos que los usuarios aportan de manera voluntaria. A tu marca le sirve para conocer su nombre, correo electrónico, ubicación, entre otros datos relevantes; también te ayudan a segmentar el mercado para que generes mejores resultados de conversión.

 Puedes obtener estos datos al ofrecer un descuento especial, la suscripción a tu newsletter, ebooks, infografías, videos, tutoriales y más contenido que pueda ser de interés para los visitantes de tu sitio. Si aún no cuentas con uno, prueba nuestro creador gratuito de formularios en línea.

6. Fuentes abiertas de datos secundarios: Para entender aún más el negocio acuda a fuentes abiertas para obtener datos valiosos. Encuentra información pública y gratuita en páginas gubernamentales, universidades, instituciones independientes, organizaciones sin fines de lucro, grandes compañías, plataformas de análisis de datos, agencias, revistas especializadas, entre otras.

7. Monitoreo de redes sociales: Por medio de las redes sociales es posible que recopilen datos sobre el sector en el que se desenvuelve tu marca, de tus principales competidores y sobre todo de tus clientes potenciales. De esta forma también puedes comunicarte con ellos y conocer más de cerca a tu audiencia.

Lo mejor de todo es que la mayoría de este tipo de plataformas ya tienen integradas las herramientas de análisis de rendimiento de su perfil y campañas de marketing, de forma gratuita; entre ellas Facebook, Instagram, Twitter y YouTube.

8. Análisis del sitio web: Otra técnica para recopilar datos realmente útiles de los visitantes a su sitio web es implementar un píxel de seguimiento o cookies. Así conocerá fácilmente la ubicación del usuario, sus patrones de comportamiento dentro de la página, con qué secciones interactúa más, las palabras clave que usó en el buscador para llegar hasta allí, si vino de otro sitio web, entre otros.

Esto también servirá para mejorar la experiencia de los usuarios en tu sitio web. Una de las herramientas más populares para realizar esta tarea es Google Analytics. Cabe mencionar que el manejo de este tipo de datos está regulado legalmente en cada país de forma diferente, así que debes cumplir con los lineamientos que te correspondan.

9. Historial de conversaciones: Guardar las conversaciones que se generan en el chat de tu sitio web, en las redes sociales, chatbots, correos electrónicos, incluso llamadas y videollamadas con los clientes es también una técnica eficiente de recolección de datos. Esto te brindará una excelente retroalimentación para optimizar tus productos o servicios, mejorar la atención al cliente, acelerar el ciclo de ventas, entregar puntualmente productos, solucionar quejas, etc.

Tenga presente que en Plepso, podemos ayudarle a hacer una recolección de datos de manera fácil y eficaz para una toma de decisiones oportuna. Contáctenos y solicite una demostración y conocer todas las herramientas que tenemos para usted. WhatsApp 584124392585 correos jpleal@yahoo.com y asesoriatesis60@gmail.com  

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA

Sordo, A. (2022) Recolección de datos: métodos, técnicas e instrumentos documento en línea) disponible en: https://blog.hubspot.es/marketing/recoleccion-de-datos (consulta: 2023, febrero 10)