CÓMO REDACTAR LOS ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

CÓMO UTILIZAR LA MATRIZ DE VESTER PARA LA PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS

En este artículo se expone a continuación una herramienta de investigación que será de mucha utilidad en la jerarquización y priorización de problemas a la hora de la formulación y evaluación de proyectos: se trata de la Matriz de Vester. Desarrollada por el alemán Frederic Vester (1925-2003), Esta matriz o diagrama permite identificar las causas y efectos de una situación problemática. La matriz Vester es un instrumento de desarrollo que forma parte de la matriz del Marco Lógico.

Para entender mejor su utilidad, se puede imaginar estar en la situación siguiente: Existe una problemática en la empresa (una petrolera) y se está presentando un derrame de petróleo en un río. Para este problema puede haber diversas causas y consecuencias, pero no se tiene conocimiento de cuál es la causa raíz (la que desencadena otros problemas y efectos) ni tampoco la (o las) principales consecuencias.

Es aquí cuando se decide utilizar la Matriz de Vester. Con ella se va a determinar cuál es la principal causa (y con ello a priorizar los problemas) con base en los efectos que puede llegar a ocasionar.

¿Qué es la matriz de Vester?

La matriz de Vester es, como toda matriz de vectores, una serie de filas y columnas que muestran tanto horizontal (filas) como verticalmente (columnas) las posibles causas (variables) de una situación problemática.

Entonces lo que se hace básicamente es confrontar los problemas (variables) entre sí basándose en los siguientes criterios de calificación: 0, 1, 2 y 3, …, n

    0: No lo causa

    1: Lo causa indirectamente o tiene una relación de causalidad muy débil

    2: Lo causa de forma semi-directa o tiene una relación de causalidad media

    3: Lo causa directamente o tiene una relación de causalidad fuerte

Otra calificación menos común preferida por otros autores e investigadores es asignar valores de 1 a 5, como se puede ver en el artículo de matriz de Vester de Wikipedia. No obstante, por la experiencia adquirida en la aplicación de la matriz de Vester es suficiente con  otorgar valores de 0 a 3, y es lo que se verá a continuación.

La matriz de Vester en el análisis de problemas

El análisis de problemas es un punto a trabajar en el marco lógico, razón por la cual la matriz de Vester es una herramienta común en la metodología de marco lógico. ¿Y por qué se dice esto?

Porque para explicar cómo realizar la Matriz de Vester, es necesario mostrarte las herramientas que van de la mano con su aplicación, y son herramientas que generalmente se trabajan con el enfoque de marco lógico.

Estas herramientas son la lluvia de ideas, árbol de problemas, Diagrama de Causa-Efecto (espina de pescado), análisis de Pareto, entre otras herramientas de análisis de problemas y que permiten:

-       Capturar los datos en torno a una situación problemática: Hoja de recolección de datos

-       Plantear los diferentes problemas: Cualquier método de generación de ideas

-       Caracterizar y priorizar los problemas: Diagrama de pareto, diagrama causa y efecto, matriz de Vester, árbol de problemas.

-       Definir objetivos y plan de trabajo: Árbol de objetivos, diagrama de Gantt.

-       Trabajar en la solución del problema cumpliendo los objetivos trazados.

Por lo tanto es necesario entender dónde se ubica la matriz de Vester según el enfoque que se está mostrando. Con esto claro, se verá cómo hacer la matriz de Vester.

Cómo hacer la matriz de Vester paso a paso

Determina las variables o problemas: A veces serán evidentes, otras tendrás que recolectar datos que permitan determinar cuáles son los posibles problemas. De todos modos, cualquier técnica de ideación como brainstorming, lluvia de ideas o Scamper, le ayudará en su trabajo. No hay un número definido de cuántas ideas tener, pues algunos autores creen que después de 13 problemas ya no son problemas y otros creen que como mínimo requieres de 10 ideas para tener un resultado decente. Sin embargo es aconsejable, investigar lo más que se pueda la problemática, lo demás vendrá solo.

    Redacta el problema: A veces la forma en que se escribe solo es comprendida por quien lo escribe y nadie más. Busque que los problemas queden redactados de tal forma que cualquier persona que los lea, entienda que esto es un problema. Piense en el impacto que esto ocasiona y no en el que está ocurriendo. 

Por ejemplo:

Incorrecto: Faltan más máquinas que funcionen. Correcto: Deficiente mantenimiento a la maquinaría.

Incorrecto: Falta más personal de servicio al cliente. Correcto: Tiempo de espera muy largo para dar servicio al cliente.

Asigne un identificador al problema: Un id. Algo que permita identificarlo fácilmente. Problema 1, problema 2, etc, o p1,..p2,…p3. Al final del post encontrarás un formato en Excel de Matriz de Vester y verá por qué es importante esto.

   

Ubique los problemas en la matriz: Tanto en la cabecera de filas como de columnas. Si el enunciado del problema es muy largo, coloca su código. Luego llena con 0 la diagonal principal, es decir, la coordenada donde cada variable vertical concuerda con su homologo horizontal (1,1), (2,2), (3,3), etc.

Califique las valoraciones: Asignar las ponderaciones comenzando con el problema N° 1 de la fila versus el problema N° 2 de las columnas. Las preguntas que te puedes hacer son:

        ¿Qué tanto puede llegar a causar el problema N° 1 al problema N° 2?

        ¿Problema N° 1 causa problema N° 2?

        Una vez te haces la pregunta, determina cuál es la relación de causalidad: ¿Es 1, 2 o 3? Recuerda que no existe la misma relación de causalidad del problema N° 1 con respecto al problema N° 2, comparada con el problema N° 2 con respecto al problema número N° 1. Por tal razón, esta matriz no es simétrica, es decir, una vez que asignes el valor de (1,2), no vayas a ir a (2,1) y poner el mismo valor.

Ejemplo inicial de Matriz de Vester

Suma influencias y dependencias: en este punto ya tiene la matriz diligenciada. Ok. Ahora se suman las filas y columnas. Lo que se obtiene de sumar cada fila se conoce como la influencia/causa. Es el nivel de influencia que tiene ese problema sobre otros. También se conoce como motricidad. Por otra parte la suma de cada columna da el nivel de dependencia/efecto. Es el nivel en que un problema es causado por otros.

Problemas	p1	p2	p3	p4.	p5	Pasivos
p1	0	3	3	2	1	9
p2	2	0	2	2	3	9
p3	2	1	0	1	2	6
p4	1	2	1	0	2	6
p5	2	2	1	1	0	6
Activos	7	8	7	6	8	36

    Gráfica los problemas: En el eje X se ubican los problemas activos, es decir aquellos con valores de la influencia/causa. En el eje Y se colocan los problemas pasivos (dependencia/efecto). Si el problema N° 2 tiene influencia 9 y dependencia 8, pues su ubicación en el plano cartesiano será (9,8).

    Clasifica los problemas: Toma el mayor valor total de la suma que hiciste por filas y divídelo entre dos. Haz exactamente lo mismo con el valor total de la suma con columnas. Con los resultados, traza los ejes paralelos al eje x  para los pasivos (suma por filas) y al eje y para los activos (suma por columnas). Con esto obtendrás 4 cuadrantes:

Cuadrantes de matriz de Vester

Los problemas críticos tienen un total de activos y pasivos altos. Son problemas causados por otros y a su vez son causados por los demás. Debes tenerlos presentes en tu análisis

Los problemas pasivos tienen un alto total de pasivo y bajo total de activo. Representan poca influencia causal. Al intervenir los problemas activos, los pasivos deberían ser solucionados o mermados.

    Los problemas indiferentes presentan un bajo total de activos y pasivos, es decir, ni causan a otros ni son causados. Se consideran de baja prioridad dentro del sistema analizado.

    Los problemas activos se encuentran en el cuarto cuadrante y presentan un alto total de activos y bajo total de pasivos. No son causados por otros pero influyen mucho en los otros criterios. Requieren atención y manejo crucial. Considéralos la causa principal de la situación problemática.

Ejemplo de matriz de Vester

Se van a seguir los pasos descritos en el punto anterior. Este ejemplo se trabajará solamente con 7 variables, aunque en la práctica real en muy probable que se tengan muchas más, como antes se mencionó en el paso uno.

Resulta que los ciudadanos de una ciudad específica, Bruselas, están investigando los problemas que tiene en su sistema de transporte colectivo:

El sistema de transporte de la ciudad de Bruselas, desde hace 6 meses está reportando pérdidas mensuales por $ 50.000

El primer paso de la Matriz de Vester sería reunir a personas claves en el caso, por ejemplo:

Expertos en sistemas de transporte

Ejecutivos que administran el sistema de transporte

Representantes de los usuarios del medio de transporte

Con estas personas, en una lluvia de ideas se obtuvo que:

ü El tiempo de espera para abordar un bus es demasiado alto

ü Los buses se dañan en medio de la prestación del servicio: Se quedan varados, tiene sonidos inusuales, pierden los frenos, etc.

ü Hay sitios donde transitan muchas rutas pero hay otros donde no llega ninguna

ü En algunas zonas de la ciudad, es necesario caminar mucho para llegar a un sitio donde pasa un bus

ü Las personas se suben al bus sin pagar el pasaje.

ü Hay una mala administración de la empresa

ü El servicio no cuenta con la capacidad para atender con calidad al número de usuarios de la ciudad

Como verás, estas solo son ideas surgidas en un ejercicio hipotético hecho con el equipo de investigación pensando en el transporte de la ciudad

El segundo paso de la Matriz de Vester: estas ideas se deben redactar como problema. El resultado es:

ü Alto tiempo de espera para abordar el bus

ü Deficiencia en el mantenimiento de los buses

ü Mala planeación de las rutas del sistema de transporte

ü Cobertura insuficiente en el servicio prestado por los buses

ü Evasión del pago del pasaje al ingresar al bus

ü Incorrecto manejo de los presupuestos del sistema de transporte

ü Capacidad insuficiente de servicio del sistema de transporte

El tercero y cuarto paso de la Matriz de Vester: Le añadimos un identificador a cada idea y comenzamos a crear la matriz. En ella colocamos cero en la línea diagonal.

Hasta el momento, desde el paso uno hasta el paso cuatro de la Matriz de Vester se lleva lo siguiente:

 

-       El ejemplo está desarrollado en una hoja de cálculo en Excel muy fácil de hacer y que permitirá hacer las sumas y operaciones algebraicas de manera automática, además se podrá utilizar en otros casos que estudie en el futuro.

-       En el paso quinto, se asignará o calificará enfrentando cada fila con cada columna. Enfrentamos Fila P1 con columna P2:

-       Y surge la interrogante: ¿El alto tiempo de espera para abordar un bus causa la deficiencia en el mantenimiento de los buses?

-       Se califica con 0, 1, 2 o 3 según se considere con base en los criterios que te mencionaron iniciando el artículo. En este caso, se podría asignar un cero (0). Porque se se aprecia relación entre uno y otro.

-       Ora interrogante: ¿La mala planeación de las rutas causa alto tiempo de espera para abordar un bus? Definitivamente sí. Entonces, como aquí se confrontan la fila 3 con la columna 1, en (P3,P1)  voy a colocar 3, porque lo causa directamente.

-       Se hace este mismo procedimiento para cada celda de la matriz llenando todos los campos haciéndose siempre la misma pregunta y discutiendo entre todos porque si lo causa y porque no y qué tan directa o indirectamente lo hace.

-       El paso siguiente es el paso seis, y aquí se va a sumar las influencias (filas) y las dependencias (columnas).

-       Hasta aquí, el cálculo en la plantilla de Excel de la matriz de Vester muestra el siguiente aspecto:

-       En el paso Siete se ubicarán los los problemas en el plano cartesiano.

-       Así pues, P7 estará en la coordenada X = 6 Y = 3, es decir (6,3). Haciendo exactamente el mismo procedimiento para cada suma

-       Ahora, en el paso ocho se va a clasificar los problemas.

-       Seguidamente se identifica el problema que dio un número más alto de activos (influencia) y lo vamos a dividir entre dos. En este caso es 6 ya que P3, P6 y P7 dan 6, dividido por dos resulta 3. Se trazará una recta paralela al eje Y en 3.

-       Haciendo lo mismo con los pasivos (dependencia) obtenemos con valor máximo 10 por P1 y P4 lo que nos da 5 al dividirse entre 2,, por lo tanto se traza una recta paralela al eje x en 5. Entonces se obtienen cuatro cuadrantes, ya se tiene clasificación para todos los problemas. Como verás, es la siguiente:

Problemas pasivos: Cobertura insuficiente en el servicio prestado por los buses

Problemas críticos: Deficiencia en el mantenimiento de los buses

Problemas activos: Insuficiente capacidad de servicio del sistema de transporte e Incorrecto manejo de los presupuestos del sistema de transporte

Problemas indiferentes: Evasión del pago del pasaje al ingresar al bus

El resultado hecho con el formato de la matriz de Vester en Excel es este:

Si te fijas, hay problemas que se encuentran atravesados por el eje de clasificación. Es el caso de P2 y P5. Cuando esto ocurre, queda a juicio del grupo su clasificación.

Clasificados los problemas, puede darse por finalizada la matriz de Vester. Sin embargo no hay jerarquización de los problemas

Jerarquización de problemas

De la matriz de Vester al árbol de problemas

- Hay varias herramientas que permiten analizar la relación entre un problema central y sus causales. Diagrama de Ishikawa, matriz de Vester o el árbol de problemas son sólo algunas de ellas. Unas permiten evidenciar mejor que otras la jerarquización de problemas, y eso es lo que sea hará.

- La matriz de Vester elaborada en el ejemplo anterior puede no ser suficientemente clara para quien recién conoce la situación problemática, además en la clasificación de problemas que esta otorga, no resulta evidente cuál es la relación entre los problemas.

- No vamos a detenernos a entender qué es un árbol de problemas, para eso se tendrá un artículo aparte:

Cómo hacer un árbol de problemas

-  Vamos a construir desde la matriz de Vester un árbol de problemas:

- Elegimos uno de los problemas que se encuentran en el cuadrante de los críticos. Normalmente el de puntuación más alta en influencia y dependencia. Los otros problemas que se encuentren en este cuadrante, serán las causas primarias al problema central elegido.

- Los problemas activos corresponden a las causas secundarias o primarias en caso de que haya pocos o sólo un problema crítico.

-  Las consecuencias o efectos son los problemas pasivos.

- Siguiendo estos tres pasos con el ejemplo de transporte, el resultado es el siguiente:

Matriz de Vester from Ingenio Empresa

La metodología explicada es muy útil si se hace bien hecha, y merece todo el esfuerzo posible, pues dentro de la planificación del proyecto, el análisis y priorización de problemas supone una parte muy importante en el éxito posterior del proyecto que estemos desarrollando.

Plantilla en Excel de la matriz de Vester

Con esta plantilla solo tendrás que escribir los elementos que van a componer la matriz y definir su relación de causalidad tal como explicamos en el post. Con esto tendrás listo el gráfico de la matriz de Vester y la ubicación de los problemas en el cuadrante.

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FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Y DOCUMENTALES 

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Cañedo Iglesias, Carlos Manuel (2008) Estrategia Didáctica para Contribuir a la Formación de la Habilidad Profesional Esencial “Realizar el Paso del Sistema Real al Esquema de Análisis” en el Ingeniero Mecánico. Cuba- Universidad de Cienfuegos “Carlos Rafael Rodríguez

Chiimbila, Jojo Cuthbert (s/f) Aplicación de la Matriz Vester. [Documento en línea] disponible en: https://e-aulas.urosario.edu.co/.../Aplicación%20de%20la%20Matriz%20Vester.doc?... [Consulta: 2018: julio 15]

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Iingenioempresa.com (2016) Matriz de Vester para la Priorización de Problemas [Documento en línea] disponible en: https://ingenioempresa.com/matriz-de-vester/ [Consulta: 2018: julio 15]